Écrire un mail en anglais
Structure, formules de politesse et modèles
Un mail en anglais se construit en sept parties : un objet clair, une formule d'appel (« Dear Ms Smith, », « Hi Tom, »), une première phrase qui dit pourquoi tu écris, le message lui-même, une phrase de conclusion (« I look forward to hearing from you ») et une formule de politesse finale (« Kind regards, », « Best regards, ») suivie de ta signature. Les emails anglais sont plus courts et plus directs que les emails français, on va à l'essentiel, on fait des phrases moins complexes, avec moins de détours.
Ce guide te donne les formules pour commencer et terminer un email selon ton interlocuteur, les phrases utiles pour chaque situation, trois modèles prêts à adapter et les erreurs typiques des francophones.
Comment structurer un mail en anglais ?
| Partie | Rôle | Exemple |
|---|---|---|
| Objet (subject line) | Résumer la demande en quelques mots | Meeting request: project update on 12 May |
| Formule d'appel | Saluer le destinataire | Dear Mr Brown, / Hi Sarah, |
| Phrase d'introduction | Dire pourquoi tu écris | I'm writing to ask about… / I'm writing in connection with… |
| Corps du message | Donner l'information ou formuler la demande | Could you please send me the updated figures by Friday? |
| Phrase de conclusion | Annoncer la suite ou remercier | Thank you in advance for your help. |
| Formule de politesse finale | Prendre congé | Kind regards, / Best regards, |
| Signature | Nom, poste, entreprise, contact | Marie Dupont, Sales Manager |
Un paragraphe par idée, des phrases courtes, et la demande principale dans les premières lignes : ton interlocuteur doit comprendre ce que tu attends de lui sans faire défiler l'email.
Comment commencer un mail en anglais ?
La formule d'appel dépend de ta relation avec le destinataire et du niveau de formalité attendu.
| Situation | Formule d'appel | À savoir |
|---|---|---|
| Tu ne connais pas le nom du destinataire | Dear Sir or Madam, | Très formel, pour une première prise de contact |
| Tu connais le nom, relation formelle | Dear Mr Smith, / Dear Ms Smith, | « Ms » convient à toutes les femmes, sans présumer de leur situation |
| Collègue ou client avec qui tu échanges souvent | Dear Tom, / Hi Tom, | « Hi » est courant dans le monde professionnel anglophone |
| Plusieurs destinataires | Dear all, / Hi team, / Hello everyone, | Pratique pour une équipe ou un groupe |
Juste après la formule d'appel, une phrase d'introduction situe l'échange :
- Premier contact : « I'm writing to enquire about… », « My name is Marie Dupont and I'm the sales manager at… ».
- Réponse à un message : « Thank you for your email. », « Thanks for getting back to me ».
- Relance : « I'm following up on my previous email about… ».
- Suite à une réunion : « Following our meeting yesterday, I'd like to confirm… ».
Attention, dans le monde anglo-saxon, on commence toujours par se présenter si l'on ne connaît pas l'interlocuteur, ne serait-ce qu'en une seule phrase, que ça soit à l'oral ou par écrit. Évite de commencer par « I hope you are well » dans un échange très formel avec quelqu'un que tu ne connais pas, c'est courant entre collègues, mais inutile dans une première demande.
Comment terminer un mail en anglais : les formules de politesse
La phrase de conclusion annonce la suite, puis vient la formule de politesse finale, suivie d'une virgule et de ton nom.
| Formule finale | Niveau de formalité | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Yours faithfully, | Très formel (anglais britannique) | Après « Dear Sir or Madam » |
| Yours sincerely, | Très formel | Après « Dear Mr/Ms + nom » |
| Kind regards, | Formel à neutre | La formule la plus sûre dans un email professionnel |
| Best regards, | Neutre | Clients, partenaires, collègues d'autres équipes |
| Best, / Thanks, | Informel | Collègues proches, échanges rapides |
| Cheers, | Très informel (surtout britannique) | Uniquement avec des collègues que tu connais bien |
Phrases de conclusion utiles avant la formule finale :
- « I look forward to hearing from you. » (dans l'attente de ta réponse)
- « Please let me know if you need any further information. »
- « Feel free to contact me if you have any questions. »
- « Thank you for your consideration. » (après une candidature)
Comment dire « cordialement » en anglais ? L'équivalent le plus proche est « Kind regards » ou « Best regards ». Il n'existe pas de traduction mot à mot : « cordially » est rare et ne s'utilise pas.
Les phrases utiles pour écrire un email professionnel en anglais
| Tu veux… | Phrase en anglais |
|---|---|
| Joindre un document | Please find attached the report. / I've attached the file you asked for. |
| Demander quelque chose poliment | Could you please…? / Would it be possible to…? |
| Proposer une réunion | Would you be available for a call on Tuesday at 10 am? |
| Confirmer | I'm writing to confirm our meeting on Monday. |
| T'excuser d'un retard de réponse | Sorry for the late reply. / Apologies for the delay in getting back to you. |
| Annoncer une mauvaise nouvelle | I regret to inform you that… / Unfortunately, … |
| Donner une information | I'd like to let you know that… / I'm writing to let you know that… |
| Mettre quelqu'un en copie | I've copied in my colleague, who is in charge of… |
| Faire suivre un message | I'm forwarding you the email below. |
Ces phrases, tu les retrouves à l'oral dans les réunions et au téléphone : c'est tout l'enjeu de l'anglais professionnel, savoir les utiliser sans chercher ses mots.
Trois modèles de mails en anglais
Modèle 1 : demande d'information à un fournisseur
Subject: Request for information: training rooms in Lyon
Dear Ms Taylor,
I'm writing to ask about the availability of your training rooms in Lyon for a two-day session in June. Could you please send me your rates and the list of available dates?
Thank you in advance for your help.
Kind regards,
Marie Dupont
Modèle 2 : relance d'un client
Subject: Follow-up: quote sent on 3 March
Dear Mr Evans,
I'm following up on the quote I sent you on 3 March. Please let me know if you have any questions or if you would like to discuss it on a short call.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Marie Dupont
Modèle 3 : envoi d'un document à un collègue
Subject: Updated schedule for next week
Hi Tom,
Please find attached the updated schedule for next week. The only change is the client meeting, which has moved to Thursday afternoon.
Thanks,
Marie
Les erreurs à éviter dans un mail en anglais
- Traduire les formules françaises mot à mot : « I remain at your disposal » ou « Please accept my distinguished salutations » sonnent très étranges. Préfère « Please let me know if you need anything else. »
- Les faux amis : « actually » signifie « en fait », pas « actuellement » (currently) ; « eventually » signifie « finalement » et pas « éventuellement » ; « to assist » veut dire « aider », pas « assister à » (to attend).
- Des phrases trop longues : un email anglais va droit au but. Une idée par phrase, une demande claire.
- L'objet vide ou vague : « Question » ou « Problem » n'aide pas ton destinataire. Un bon objet dit de quoi il s'agit.
- Mélanger les registres : « Dear Sir or Madam » en ouverture et « Cheers » en fin de message ne vont pas ensemble.
Anglais britannique ou américain dans un email ?
Les deux sont compris partout, mais quelques différences existent. Les Britanniques écrivent la date « 12th May » ou « 12/05 » (jour puis mois), les Américains « May 12 » ou « 05/12 » (mois puis jour) : en cas de doute, écris le mois en toutes lettres. « Yours faithfully » est une formule britannique ; aux États-Unis, on utilise plutôt « Sincerely ». L'essentiel est de rester cohérent d'un bout à l'autre du message.
Au-delà des formules : être à l'aise à l'écrit comme à l'oral
Les formules se retiennent vite. Ce qui prend plus de temps, c'est d'écrire et de répondre sans y passer vingt minutes, puis d'enchaîner sur un appel ou une réunion avec la même aisance. C'est ce que travaille le coaching d'anglais de VICTORIA'S English : ton coach part de tes vrais emails, de tes réunions et de tes dossiers, pas d'un manuel.
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Pour former toute une équipe, vois aussi :
Tu prépares aussi des réunions en anglais ? Vois notre guide pour animer une réunion en anglais.
Questions fréquentes
Comment commencer un mail en anglais ?
Commence par une formule d'appel adaptée à ton destinataire : « Dear Mr Smith, » dans un contexte formel, « Hi Sarah, » avec un collègue. Enchaîne directement sur la raison de ton message : « I'm writing to ask about… » ou « Thank you for your email ».
Comment dire cordialement en anglais dans un mail ?
L'équivalent de « cordialement » en anglais est « Kind regards » ou « Best regards », suivis d'une virgule et de ton nom. « Kind regards » est un peu plus formel, « Best regards » un peu plus chaleureux. Les deux conviennent à la plupart des emails professionnels.
Quelle est la différence entre Yours sincerely et Yours faithfully ?
« Yours faithfully » s'utilise quand tu ne connais pas le nom du destinataire (après « Dear Sir or Madam »). « Yours sincerely » s'utilise quand tu l'as nommé (après « Dear Mr Smith »). Ces deux formules sont surtout britanniques et réservées aux courriers très formels. Dans la pratique quotidienne, et dès que tu connais quelqu'un, ou qu'il s'agit d'un destinataire non britannique, tu mettras une formule beaucoup plus informelle, généralement « Kind regards » ou « Best regards ».
Comment écrire « veuillez trouver ci-joint » en anglais ?
On écrit « Please find attached… » dans un email formel, ou « I've attached… » dans un échange plus direct. Par exemple : « Please find attached the signed contract. »
Faut-il écrire email, e-mail ou mail en anglais ?
En anglais, on écrit « email » (ou parfois « e-mail »). Le mot « mail » seul désigne le courrier postal. « Did you get my email? » et non « Did you get my mail? » (on dirait d'ailleurs, « Did you get my letter? »).
Comment rédiger un email de candidature en anglais ?
L'objet reprend l'intitulé du poste, la première phrase dit quel poste tu vises (« I'm writing to apply for the position of… »), deux ou trois phrases résument ton expérience, puis tu annonces les pièces jointes (« Please find attached my CV and cover letter. ») et tu conclus par « Thank you for your consideration ». Inutile donc d'en faire trop. Notre guide pour réussir un entretien d'embauche en anglais t'aide à préparer l'étape suivante.
Comment utiliser l'IA pour rédiger des mails en anglais ?
Tu n'es pas à l'aise en anglais ? L'IA (ChatGPT, Claude, Gemini) peut rédiger tes emails professionnels, à condition de bien la guider. Écris d'abord ton message en français, puis demande : « Traduis cet email en anglais professionnel, ton cordial mais formel, destinataire : un client britannique. » Précise toujours le contexte (relance, réclamation, demande de devis) et ta relation avec le destinataire. Ensuite, demande une traduction inverse : « Retraduis ta version en français pour que je vérifie le sens. » Tu évitereras ainsi les contresens. Enfin, profites-en pour progresser : « Explique-moi les trois expressions clés de cet email. » Relis avant d'envoyer et vérifie noms, dates et chiffres, car l'IA peut se tromper.
Écris tes emails sans y passer vingt minutes
Un coach part de tes vrais messages et de tes réunions, à ton rythme. Une question avant de te lancer ? L'équipe te répond au 04 99 74 22 74.